6 Tips untuk Mendelegasikan Pekerjaan Secara Efektif

James Cash Penney, pendiri dari perusahaan retail bernama J.C. Penney, pernah berkata bahwa cara tercepat bagi seorang petinggi perusahaan untuk mengalami kegagalan adalah dengan menolak untuk belajar mendelegasikan pekerjaannya. Bagi beberapa orang, mendelegasikan pekerjaan hanya buang-buang waktu karena mereka tidak dapat memiliki kontrol penuh terhadap proyek yang dikerjakannya.

Para petinggi perusahaan memang dituntut untuk memimpin para karyawannya, namun bukan berarti Anda harus mengerjakan segala sesuatunya sendiri. Mendelegasikan pekerjaan justru merupakan salah satu kunci penting dalam kesuksesan. Seiring dengan karir yang meningkat dan proyek yang semakin besar, Anda tidak akan mampu menangani segala tanggung jawab sendirian sekaligus menjaga standar yang tinggi.

Mendelegasikan pekerjaan mungkin akan membuat Anda mengerahkan banyak tenaga pada awalnya, namun percayalah bahwa hal tersebut akan sangat membantu Anda untuk lebih fokus pada hal-hal lain yang lebih penting dalam pekerjaan Anda. Selain itu, mendelegasikan pekerjaan akan membantu Anda belajar bagaimana cara melakukan manajemen perusahaan. Simak tips-tips berikut untuk mendelegasikan pekerjaan secara efektif:

1. Tentukan tugas yang akan didelegasikan

Apabila ini adalah pertama kalinya Anda melakukan delegasi, mulailah dengan proyek kecil atau tugas yang yang tidak terlalu rumit. Jangan langsung mendelegasikan pekerjaan yang sifatnya krusial atau sensitif. Selain itu, perhitungkan kesalahan yang mungkin akan muncul sehingga Anda bisa memberi waktu pengerjaan yang tidak terlalu dekat dengan deadline yang sebenarnya. Misalnya, Anda harus menyerahkan berkas tertentu pada atasan saat hari Jumat pagi. Jika begitu, jangan menyuruh anggota tim Anda untuk menyelesaikannya pada hari Kamis sore. Anda akan kelimpungan apabila ada kesalahan yang ditemukan. Lebih penting lagi, jangan pernah mendelegasikan sesuatu yang Anda sendiri tidak mau mengerjakannya. Hal itu hanya akan membuat Anda kehilangan respek dari tim Anda.

2. Pilih orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat

Memilih orang-orang terbaik dalam tim Anda merupakan kunci dari delegasi tugas yang efektif. Anda mungkin merasa lebih nyaman melakukan delegasi tugas pada orang-orang tertentu. Hal tersebut sah-sah saja dilakukan apabila Anda benar-benar yakin bahwa mereka dapat melakukan tugas dengan baik. Namun, luangkan waktu untuk mengenali kelebihan dan kekurangan para anggota tim Anda. Jika Anda tahu bahwa ada anggota tim yang lebih pintar dari Anda dalam mengedit tulisan, mengapa tidak mendelegasikan tugas untuk proofread dokumen kepadanya? Atau jika ada anggota tim yang kurang lihai dalam PowerPoint, jangan memberinya tugas untuk membuat slide presentasi. Selagi mempelajari kelebihan dan kekurangan tim, delegasi tugas akan menjadi lebih mudah dilakukan.

3. Komunikasikan Secara Jelas

Kunci dari manajemen perusahaan adalah melakukan komunikasi yang jelas dan terbuka. Hal ini penting agar proyek yang Anda delegasikan akan berjalan lancar. Jelaskan kepada tim Anda tentang ekspektasi Anda terhadap proyek tersebut dan segala informasi yang dibutuhkan oleh tim untuk mencapai tujuan. Anda juga bisa menuliskan informasi tersebut atau memberi panduan pada tim Anda. Semakin jelas pengarahan yang Anda berikan pada tim, kemungkinan bagi mereka untuk berhasil akan semakin tinggi.

4. Lakukan evaluasi secara berkala

Kecuali jika ada prosedur tertentu yang harus dijalankan, berilah fleksibilitas pada tim Anda untuk menyelesaikan tugas sesaat setelah Anda mendelegasikannya. Sesekali, lakukan evaluasi secara bertahap untuk memastikan bahwa setiap anggota tim berada pada jalur yang tepat. Mereka juga pasti akan memiliki pertanyaan, maka pastikan Anda telah menyediakan jawabannya.

Untuk mengetahui seberapa sering Anda harus mengecek, tentukan dulu tingkat kontrol yang harus Anda berikan pada tim. Biasanya, tim yang belum berpengalaman mungkin akan lebih membutuhkan pengawasan. Sebaliknya, tim yang berpengalaman akan lebih kreatif apabila tidak memiliki kontrol ketat. Meski begitu, pastikan bahwa Anda tidak mendominasi tugas delegasi dengan sering hadir di hadapan mereka. Hal tersebut hanya akan membuat tim merasa tidak dipercaya dan akan berpengaruh pada hasil akhir proyek yang dikerjakan.

5. Atasi masalah yang terjadi

Saat melakukan pengecekan, Anda pasti akan menemui beberapa masalah yang terjadi. Apabila mungkin untuk dilakukan, segera atasi saat itu juga. Misalnya, ada anggota tim Anda yang tidak dapat melakukan tugas yang Anda delegasikan dengan baik, maka Anda harus segera mengambil keputusan. Ajak dia tersebut untuk mengobrol empat mata dan ungkapkan kekhawatiran Anda. Jangan membuang waktu hanya dengan memendamnya. Minta anggota tim tersebut untuk meningkatkan kinerjanya. Jika masih melakukan kesalahan yang sama, segera delegasikan tugas pada orang lain. Intinya, Anda harus mengakui apabila memang ada masalah yang muncul, jadi anggota tim dapat belajar dan tidak melakukan kesalahan yang sama.

6. Beri penghargaan pada tim Anda

Proyek telah selesai dengan sukses, lalu apa yang harus Anda lakukan? Ungkapkan rasa terima kasih Anda pada setiap anggota tim yang telah membantu akan sangat baik bagi manajemen perusahaan. Buat mereka merasa bangga dengan proyek yang telah mereka kerjakan dengan baik. Jika Anda mendapat penghargaan dari atasan terkait dengan proyek tersebut, bagilah dengan tim. Dengan begitu, tim Anda akan merasa dihargai dan rasa respek terhadap Anda pun meningkat. Sebaliknya, Anda juga tidak perlu merasa ragu apabila mendapat proyek baru dan kembali membutuhkan bantuan mereka.

Mendelegasikan tugas membutuhkan latihan yang tidak sebentar, namun berbagi tanggung jawab mampu menciptakan rasa kebersamaan dalam tim dan menghasilkan kesuksesan. Tidak hanya itu, tim Anda juga akan menjadi lebih produktif, kompeten, dan percaya diri.

Sumber : Midtrans